Post by dongocmai on Jun 7, 2011 3:11:53 GMT -5
Những vấn đề cần thảo luận về bản kế hoạch sơ khởi
(bài viết khá dài, các bạn cố gắng đọc và cho ý kiến về từng nội dung)
(bài viết khá dài, các bạn cố gắng đọc và cho ý kiến về từng nội dung)
1/.Bản yêu cầu: (Deadline là ngày 8/6)
Theo yêu cầu của chairman chúng ta cần một bản liệt kê những điều cần liên hệ lại với mái ấm để đảm bảo thông tin chính xác cho kế hoạch. Theo ý kiến của mình những điều chúng ta cần hỏi lại là:
+Tổng diện tích có thể sử dụng cho event tại mái ấm là khoảng bao nhiêu (có thể di chuyển bớt các vật dụng nào hay mượn thêm mặt bằng nào nữa hay không để tăng thêm diện tích cho event?)
+ Nếu event chỉ diễn ra trong 1 ngày có thể kéo dài thêm thời gian vào buổi tối không (đến khoảng 20h30’)?
+Nếu event phải qua ngày thứ 2 thì chúng ta chỉ có khoảng 1h (10h30’ đến 11h30’) cho buổi sáng để tổ chức. Góp ý của Sour cho vấn đề này ?
+Có thể dựng sân khấu ở vị trí nào và như thế nào là phù hợp nhất?
+Có thể mượn bếp của mái ấm để Welfare chuẩn bị cho buổi liên hoan không ?
+Có thể dùng sân để giữ xe cho các bạn sinh viên không (có thể sẽ thay ca giữ xe) và nếu được thì nếu kế hoạch có tổ chức văn nghệ vào buổi tối tại sân liệu có đủ diện tích không?
+Đối với các bé dưới tuổi đi học hay sơ sinh thì Tuổi Trẻ có thể phụ các Sour chăm sóc các bé như thế nào khi event diễn ra?
+Nếu kế hoạch thay văn nghệ bằng trang trí gian hàng để đựng thức ăn cho liên hoan thì có thể dựng gian hàng như thế nào (có thể mượn bàn ghế của mái ấm không ) ?
+…
Các bạn cho ý kiến về những câu hỏi trên và bổ sung thêm cho bảng yêu cầu
Chairman và Vice external sẽ đến mái ấm để xác minh lại những thông tin này cho bảng yêu cầu của chúng ta.
2/. Nội dung phần cuối của bản kế hoạch sơ khởi (Deadline 10/6)
(Bản kế hoạch đã thống nhất trong buổi họp ngày 6/6 sẽ được đính kèm trong topic này để các bạn tiên theo dõi lại.)
a/. Trong buổi họp trước, bản kế hoạch chúng ta còn bị vướng ở những điểm sau:
- Chúng ta dự định để buổi liên hoan vào giờ ăn trưa để tận dụng thời gian ăn trưa của các em nhưng việc này là bất khả thi vì chúng ta sẽ phải có một bàn ăn riêng dành cho các thầy cô và nhà tài trợ để tỏ lòng tri ân trong buổi liên hoan, đó là một điều kiện quan trọng của event và vì vậy buổi liên hoan không thể diễn ra trước bài nói chuyện.
- Bài nói của thầy/ cô theo dự kiến sẽ kết thúc lúc 17h30, đó là khoảng thời gian ăn chiều của các em và chúng ta chưa có phần tập văn nghệ, diễn văn nghệ và liên hoan . Chúng ta có thể liên hoan thay thế buổi ăn chiều vào lúc đó nhưng buổi tập và diễn văn nghệ sau đó lại có vẻ dư thừa mà văn nghệ là một điểm nhấn quan trọng cho event lần này. Nếu để buổi liên hoan sau văn nghệ thì sẽ quá bữa và không đảm bảo sức khoẻ cho mọi người (nhất là các em và khách mời). Và chắc chắn dù theo cách nào, để hoàn thành tất cả các tiết mục thì thời gian kết thúc event phải kéo dài đến khoảng 20h30’ tối mà theo yêu cầu của sour về giới hạn TG đến 19h30 thì điều này là không thể.
-Nếu event phải kéo dài sang ngày thứ 2 thì chúng ta chỉ có khoảng 1 tiếng cho buổi sáng (10h30 – 11h30) vì mái ấm sẽ có buổi học đến 10h và các em sẽ ăn trưa lúc 11h30 . Một điều nữa là nếu chỉ còn lại phần văn nghệ cho ngày 2 thì sẽ không thật hợp lý.
b/. Buổi họp chiều hôm qua chúng ta đã phải dừng lại khi chưa thảo luận xong cách giải quyết cho những vướng mắc trên. Tối qua mình và Minh (Vice Internal) đã thảo luận lại theo ý kiến của chairman và đề nghị như sau:
-Chúng ta nên thay tiết mục văn nghệ bằng một tiết mục khác có hiệu quả tương đương và ít tốn thời gian hơn.
-Tiết mục đó phải đảm bảo được những mục tiêu mà văn nghệ muốn đạt được:
+ màu sắc, vui nhộn để tạo được sự hào hứng cho các em
+ tạo sự gắn kết trong các nhóm và động lực sáng tạo khi tiết mục có mang tính thi đua
+ tạo được niềm vui cho các em trong quá trình chuẩn bị và để lại ấn tượng tốt cho các em sau event .
c/.Theo ý kiến của Chairman chúng ta có thể thay văn nghệ bằng thi đua trang trí gian hàng. Minh và mình cũng thấy rất nhiều ưu điểm của ý kiến này:
+Trang trí gian hàng đáp ứng được khá đầy đủ các mục tiêu của văn nghệ (ngoại trừ phần thể hiện mình bằng cách trình diễn)
+Phần trang trí gian hàng chỉ mất tối đa 1 tiếng vì không cần thời gian cho trình diễn.
+Thiết thực vì ngay sau thi đua trang trí gian hàng và giám khảo chấm điểm chúng ta sẽ dọn thức ăn cho liên hoan lên các gian hàng đó, các em sẽ thấy được ngay tác dụng của việc mình làm và sẽ tạo được sự hứng khởi nơi các em. Điều này cũng đảm bảo tính khoa học và sự tương tác giữa các tiết mục.
+Theo kế hoạch này event của chúng ta sẽ có thể kết thúc đúng theo thời gian yêu cầu của sơ khoảng 19h30’, trong đó:
>17h30-18h30: Thi đua trang trí gian hàng và chấm điểm. Trong thời gian này các khách mời có thể nghỉ ngơi sau bài nói hoặc có thể tranh thủ giải đáp các thắc mắc riêng của các em có nhu cầu về học tập và cuộc sống, có thể sử dụng sản phẩm của nhà tài trợ nếu phù hợp cho phần trang trí để tăng khả năng tương tác của nhà tài trợ với mái ấm và các sinh viên.
>18h30-19h30: liên hoan theo dạng buffe cho các em (kết hợp ăn chiều cho các em) và có bàn ăn riêng cho khách mời và nhà tài trợ. Trao phần thưởng cho phần trò chơi thi đua buổi sáng và phần trang trí gian hàng. Kết thúc event ! ^^
->Các bạn cho ý kiến về phần cuối event này cho kế hoạch sơ khởi của chúng ta, cố gắng chỉ ra những khuyết điểm, khó khăn hay rủi ro khi chúng ta thực hiện theo kế hoạch này để Group mình có thể lường trước các tình huống.
d/. Bên cạnh đó chairman có các yêu cầu và đề nghị như sau cho Group Programming mình, các bạn cho ý kiến:
1/. Nên thực hiện ít nhất 2 kế hoạch với các tình huống khác nhau đề phòng các rủi ro có thể xảy ra (thời tiết, kế hoạch mái ấm thay đổi,…)
2/. Nếu thống nhất với kế hoạch 1 ngày trên chúng ta hãy khoan khẳng định điều này với mái ấm vì các tiết mục trong kế hoạch chúng ta khá sát sao về thời gian và có thể thay đổi nếu khi thảo luận lại hay testgame chúng ta thấy không kịp. Vì với tinh thần rút ngắn thời gian từ 2 xuống 1 ngày sẽ dễ chấp nhận hơn việc kéo dài thời gian thêm từ 1 thành 2 ngày.
2/. Chairman và Vice External sẽ thay Group Programming đến mái ấm một lần nữa để lầy thông tin (trả lời bản yêu cầu) và hình ảnh.