Post by secretary on Jun 11, 2011 10:38:33 GMT -5
Bảng báo cáo cuộc họp các Team leader ngày 10/6
Thời gian: 10/06/2011 Lúc: 1h30 – 5h30
Địa điểm: Quán trà sữa -18 lầu 3, 458 Lê Văn Sỹ P14 Q.Phú Nhuận
Các thành viên tham dự:
Tổng cộng 9 thành viên
Ban điều hành Sự kiện (4 thành viên ngoai trừ Vice external)
Ban trưởng các ban chức năng (5 thành viên ngoại trừ ban trưởng Publicity)
Mục tiêu cuộc họp:
Giới thiệu các vấn đề chung của tuổi trẻ đến các Team leader
Truyền đạt các thông tin về event lần này đến các Team leader
Giới thiệu cách thức làm việc và bản kế hoạch tài chính
Thống nhất, chỉnh sửa bảng Deadline chung của Tuổi Trẻ
Hỗ trợ team làm việc với các Team leader của mình để thống nhất bảng deadline chi tiết
Nội dung cuộc họp:
1. Giới thiệu các vấn đề chung của tuổi trẻ đến các Team leader
Chairman thông qua, thông tin được cập nhật trong bản nội quy chung của nhóm Tuổi Trẻ sẽ được upload lên forum.
2. Truyền đạt các thông tin về event lần này đến các Team leader
Secretary thông qua, thống nhất mái ấm và các thông tin liên quan, tất cả được upload trên forum
3. Giới thiệu cách thức làm việc và bản dự trù tài chính
Cách thức làm việc: (Vice Internal thông qua)
Các team làm việc theo bảng deadline chung và deadline chi tiết.
Vice internal sẽ gửi mail nhắc nhở các Team leader về các deadline chung
Sau mỗi deadline chung các Team leader gửi bảng báo cáo công việc cho VI quản lý
Bảng kế hoạch tài chính: (Financial Controller thông qua)
Ý kiến chỉnh sửa từ phía team Business
Ý kiến đóng góp: thêm một khoảng chi cho phần quà chung của Tuổi Trẻ gửi đến mái ấm
Thêm một khoảng thu: hình thức Gây quỹ khẩn cấp (sẽ được cập chỉnh sửa trong bảng nội quy chung của Tuổi Trẻ)
4. Thống nhất, chỉnh sửa bảng Deadline chung của Tuổi Trẻ
Các ý kiến chỉnh sửa từ phía các team leader:
Team Business:
15/6: Hoàn thành thư ngỏ và bảng proposal
16: Gửi email, proposal đến các công ty xin tài trợ
17,18/6: Gửi thư ngỏ (thư tay) và proposal đến các công ty xin tài trợ
19/6 Gọi điện thoại trực tiếp đến các công ty và lên danh sách lịch hẹn
Sau 19/6: Soạn các câu hỏi liên quan khi đi xin tài trợ
Team Publiccation:
15/6: mục tiêu đạt được 120 like Facebook
Yêu cầu: vận động tất cả các thành viên trong buổi họp ngày 12/6 gửi bài giới thiệu đến bạn bè của mình.
Team Logistic:
Team leader cần hoàn thành bảng deadline chi tiết cho team mình trước 24h ngày 11/6
Yêu cầu các team khác lên danh sách những thành viên tham gia ngày event và gửi về cho Logistic trước 20/6 để tổng hợp.
Team Publicity: Thống nhất được logo và một số ý kiến chỉnh sửa:
Màu các ngón tay cần có ý nghĩa riêng của nó
Cách chữ T trong chữa tuổi trẻ ra xa các chữ còn lại
Thử trái tim ở giữa màu xám
Có một logo hoàn chỉnh và gửi cho publication trước 15/6 để làm avatar trang FB Tuổi Trẻ
Những việc cần làm sau cuộc họp:
1. Program suy nghĩ tên cho Event, Publication suy nghĩ khẩu hiệu cho Tuổi Trẻ
2. Các Team Leader đăng kí thành viên trên forum đầy đủ
3. Team leader hoàn thành bản deadline chi tiết chính thức cho team mình vào ngày 11/6 (Team leader Business làm việc online với Vice External)
4. Team leader gửi thông tin và phổ biến về buổi họp ngày 12 sắp tới đến các team member của mình
5. Các Team leader chuẩn bị bài nói và nội dung cuộc họp trong buổi họp đầu tiên với các Team member của mình vào ngày 12 sắp tới.
6. Financial controller có bảng điều chỉnh về tài chính và gửi đến ban điều hành tuổi trẻ nhận xét
7. Chairman điều chỉnh và gửi bảng nội quy chung của nhóm đến các team leader, Vice internal gửi form mẫu các bảng báo cáo đến các team leader